情シスを外注する前に知っておきたい3つのこと—IT担当不在の中小企業向けガイド

「IT担当者がいない…」その状況、放置するほど損をしています

Google WorkspaceやSlack、freee、Notionなど、便利なSaaSが増えた一方で、「誰がアカウント管理をするか」「何かトラブルが起きたとき誰に聞くか」が曖昧なまま運営している中小企業は少なくありません。

総務や経理が片手間でIT業務を兼任し、本来の業務が後回しになっている——そんな状況が続くと、業務効率の低下だけでなく、セキュリティ事故やSaaSコストの無駄が積み重なっていきます。

そこで注目されているのが「情シス外注」です。しかし、いざ検討しようとすると「どこに頼めばいいのか」「失敗しないか」という不安が生まれます。本記事では、情シス外注を検討する前に必ず知っておきたい3つのポイントを解説します。

そもそも「情シス外注」とは何をしてもらうのか

情シス（情報システム担当）が担う仕事の範囲

情シスとは、社内のIT環境全般を管理・運用する役割です。主な業務には以下が含まれます。

• ヘルプデスク対応：PCが動かない、パスワードを忘れた、SaaSの使い方がわからないなど、社員からのIT相談への対応
• アカウント管理：入社・退社に伴うGoogle Workspace・Slack・各種SaaSのアカウント発行・削除
• SaaS選定・導入支援：新しいツールの比較検討・導入設定・社内への展開
• セキュリティ管理：不審なメールへの対応、パスワードポリシーの整備、アクセス権限の棚卸し
• IT機器管理：PCの購入・キッティング（初期設定）・修理対応

中小企業では、これらすべてを「総務が兼任」しているケースが多く見られます。しかし専門知識が必要な場面も多く、対応が後手に回りがちです。

外注 vs 採用——コストの現実

「情シスを1人採用すれば解決するのでは？」と考える経営者も多いですが、採用コストは想像以上にかかります。

• 情シス担当の月給（正社員）：月25〜45万円（賞与・社保含めると年500〜700万円以上）
• 採用にかかる費用：エージェント手数料が年収の30〜35%（150〜250万円）
• 採用から戦力化まで：最低でも3〜6ヶ月のオンボーディング期間

一方、情シス外注サービスであれば月額数万円〜から利用できます。採用・教育コストゼロで、即日から専門知識を持ったIT担当を持てるのが外注の最大のメリットです。

情シス外注で失敗するパターン3つ

①「安いから」だけで選ぶ

月額料金が安いサービスは、対応範囲が極端に狭いことがあります。「ヘルプデスクのみ対応」「質問への回答だけで実作業は別途見積もり」といったケースでは、実際に使えるシーンが限られてしまいます。

料金を比較するときは、「月額の対応範囲に何が含まれるか」を必ず確認しましょう。アカウント管理・SaaS導入支援・セキュリティ対応まで含まれているかどうかが、コストパフォーマンスの本質です。

②業務範囲を曖昧にしたまま契約する

「何かあれば相談できる」という漠然とした期待で契約すると、「これは対応範囲外です」というケースが多発します。特にSaaS導入の実作業・PC設定・セキュリティポリシーの整備などは、明示的に契約に含まれているか確認が必要です。

契約前に「入社・退社時のアカウント管理は対応範囲か」「セキュリティ調査票への回答は対応できるか」など、自社でよく発生するシーンを具体的に挙げて確認することが大切です。

③「IT相談窓口」として使い続けてしまう

外注先を「困ったときだけ連絡する相手」として使っていると、IT環境の改善が一切進みません。情シス外注の本来の価値は、月次の定例MTGで課題を整理し、優先順位をつけて継続的に改善していくことにあります。

定例MTGや月次レポートがない外注先は、「問題が起きたら対応する」受け身の体制になりがちです。改善提案を能動的にしてくれるパートナーかどうかを事前に見極めましょう。

信頼できる情シス外注先を選ぶ3つのチェックポイント

①対応範囲が明確か

「月額○万円で何ができるか」が契約前に明文化されているサービスを選びましょう。特に以下の項目は要確認です。

• ヘルプデスク対応（件数制限の有無）
• アカウント管理（Google Workspace・Slack・各種SaaS）
• SaaS導入・定着支援
• セキュリティチェックシートへの対応
• 月次MTGの実施（何分・何回か）

②月次の定例報告・改善提案があるか

良い情シス外注パートナーは、「今月起きた問題」を報告するだけでなく、「来月改善すべきこと」を提案してくれます。

「月次MTGで何を話すか」「どんな報告書が届くか」を事前に確認することで、改善サイクルが回るかどうかを判断できます。

③セキュリティ・SaaS管理まで一社で完結するか

IT担当が不在の中小企業がよく陥るのが、「ヘルプデスクはA社、SaaS導入支援はB社、セキュリティはC社」という窓口の分散です。

何か問題が起きたとき、責任の所在が曖昧になり、対応が遅れます。一社ですべてのIT業務を完結できるかは、パートナー選びの重要な基準です。

バクティーなら、情シス業務をまるごとお任せいただけます

バクティーは、中小企業の「情シス・IT部門・CTO」を月額固定でまるごと代行するITパートナーサービスです。

• 対応範囲が明確：ヘルプデスク（件数無制限）・アカウント管理・SaaS導入定着・セキュリティチェックシート対応まで、プランに含まれる内容を明示
• 月次定例MTG付き：毎月の課題整理と改善提案を実施。IT環境の改善が継続的に進みます
• 一社完結：ヘルプデスクからIT戦略まで、窓口を分散させません
• 完全リモート対応：訪問不要。Slack・Zoom・メールで迅速に対応します

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まとめ

情シス外注を成功させるために、今日お伝えした3つのポイントを振り返りましょう。

1. 失敗するパターンを知る：「安さだけで選ぶ」「業務範囲が曖昧」「相談窓口化」がよくある落とし穴
2. 対応範囲と定例MTGを確認する：契約前に何が含まれるかを具体的に確認する
3. 一社完結かどうかを確認する：窓口の分散は対応の遅れと責任の曖昧さを生む

IT担当者がいないことは、今の時代、中小企業が抱える共通課題です。一人で抱え込まずに、信頼できるパートナーに任せることで、経営者も社員も本来の仕事に集中できる環境をつくりましょう。