ITはプロに任せて本業に集中。困ったらすぐ相談できる情シス体制を構築

事業が伸びる一方で、IT管理は「誰かが本業の合間にやるもの」のままでした。専任の情シス担当はおらず、メールやアカウントの管理は経営陣や秘書が対応。Google Workspaceを契約しながら別のレンタルサーバーのメールも併用しており、管理の手間が二重になっていました。

共有の問い合わせ窓口に有料アカウントを使い、停止中アカウントにも毎月の料金がかかり続けるなど、気づきにくいコストも発生。入退社時のアカウント作成やPC設定、メールの不具合も、その都度自分たちで調べて対応するしかありませんでした。とはいえIT担当を正社員で採用するほどの業務量はなく、「必要なときに、必要な分だけプロに任せたい」というのが導入のきっかけでした。

専用のSlackチャンネルを開設し、「困ったら書き込むだけ」でバクティーが対応する体制を整えました。まずGoogle Workspaceの管理画面を診断し、「メールのGoogle側への一本化」「共有窓口アドレスの無料グループ機能への切り替え」「停止中アカウントのデータ退避と削除」という3つの改善点を、専門用語を使わず経営判断しやすい形で提示。どこから着手するかは、業務への影響を見ながら選べるようにしています。

支援の流れ（実際の対応時間）

※ 対応時間は内容により異なります。

日々の運用では、入退社に伴うアカウントの削除・作成、メール転送設定と送受信テスト、新入社員のPC設定の進め方のアドバイス、予約送信したメールが取引先に何度も届くトラブルの原因調査などに対応。以前の制作会社が管理していたメールアドレスの廃止に備え、ドメインやサーバー、フォームサービスの登録先を自社管理のアドレスへ切り替える作業も支援しました。

さらに、同社がクライアントへ人事評価制度を提案する場面では、Salesforceと連携できる評価システム（SmartHR、HRBrain、カオナビ、TeamSpiritなど）の比較情報を提供。社内ITだけでなく、本業の提案力を支える「ITの壁打ち相手」も担っています。

ITの「調べる・迷う・後回しにする」時間がなくなり、経営と本業に集中できる状態になりました。契約の翌日には管理画面の診断を終えて改善点を提示し、その後も相談のたびに数分〜数時間で回答。メールの重複送信トラブルは相談から約1時間半で原因と対策を回答し、入退社に伴うアカウントの入れ替えは依頼の翌日午前に完了しています。

相談から回答・完了までの時間

※ 対応時間は内容により異なります。

共有窓口や停止中アカウントにかかっていたライセンス費も洗い出され、削減できる箇所が明確になりました。外部業者任せだったアドレスや契約の管理も自社の手元に戻り、将来「誰も分からない」状態になるリスクを防いでいます。

「会社を伸ばすには、経営陣が本業に時間を使うことが一番大事。ITは自分たちで調べるより、プロに任せたほうが早くて確実だと実感しています」とご評価いただいています。正社員を採用する固定費をかけずに、必要なときだけ情シスのプロに相談できる体制を実現しました。